Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS:
· Mendefinisikan lingkup proyek: membantu estimasi awal dalam menentukan skala sumber yang dibutuhkan.
· Mengetahui bidang masalah yang potensial: dapat mengetahui hal yang mungkin akan mengalami masalah, sehingga dapat mencegahnya.
· Mengatur urutan tugas: disusun dalam urutan yang logis berdasarkan prioritas informasi dan keperluan efisiensi.
· Memberikan dasar pengontrolan: sebelumnya tiap team proyek harus mendefinisikan apa yang perlu dikerjakan, siapa yang akan mengerjakan, dan kapan pekerjaan itu akan dilakukan. Tim menyampaikan ini pada komite SIM, sehingga komite dapat melakukan pengontrolan seluruh proyek tersebut.
Dua cara perencanaan alternatif untuk melakukan proyek CBIS adalah
1. Objective orientation (orientasi tujuan) digunakan bila CBIS gagal dilakukan.
2. Problem orientation (orientasi masalah) digunakan system yang telah ada hanya perlu dimodifikasi agar dapat menangani masalah lebih baik.
Adapun langkah-langkah dalam tahap perencanaan
1) Menyadari Masalah: kebutuhan adanya proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer dan unsur-unsur dalam lingkungan perusahaan.
2) Mendefinisikan masalah: setelah sadar akan adanya masalah, manajer harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasinya.
3) Menentukan tujuan sistem: manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai.
4) Mengidentifikasi kendala-kendala sistem: kendala-kendala ini penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan.
5) Membuat studi kelayakan: studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan:
· Teknis: tersediakah perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan?
· Pengembalian ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya?
· Pengembalian non ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
· Hukum dan etika: akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hukum dan etika?
· Operasional: akankah rancangan sistem seperti itu akan didukung oleh orang-orang yang menggunakannya?
· Jadwal: mungkinkah menerapkan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan?
6) Mempersiapkan usulan penelitian sistem: jika sistem dan proyek layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian sistem (system study) akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberikan dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analis.
7) Menyetujui atau menolak penelitian proyek: manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan atau tidak.
8) Menetapkan mekanisme pengendalian: sebelum proyek dimulai perlu ditetapkan mekanisme pengendaliannya. Jumlah waktu yang diperlukan dinyatakan dalam orang bulan. Setelah proyek jalan perlu dimonitor. Berbagai teknik dokumentasi yang dapat digunakan antara lain: tabel, grafik, diagram jaringan (network diagram: PERT dan CPM).
Pengontrolan proyek dilakukan agar dapat dipastikan bahwa biaya dan waktu memadai. Pengontrolan proyek meliputi spesifikasi apa yang perlu dilakukan, siapa yang akan melakukannya, dan kapan pelaksanaannya.
1. Apa yang perlu dilakukan Komite SIM menggunakan studi kelayakan untuk mengidentifikasi pekerjaan yang akan dijdankan oleh CBIS.
2. Siapa yang akan melakukannya CIO, yang mewakili komite SIM, selanjutnya memutuskan siapa yang akan melakukan tiap‐tiap pekerjaan subsistem.Spesifikasi disain umum mengidentifikasi jenis pekerja yang dibutuhkan.
3. Kapan pekerjaan akan dilakukan Pengetahuan mengenai tugas dan siapa yang akan melakukannya telah diketahui. Hal ini memungkinkan CIO bisa memperkirakan jumlah waktu yang akan digunakan untuk rnelakukan pekerjaan tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar